Redactarea ofertelor-cat costa si cat face?

Redactarea ofertelor pare sa fie un amanunt putin important al unei afaceri care vinde solutii complexe.

Aproape nimeni nu se ingrijeste de optimizarea scrierii ofertelor in companie, iar daca totusi o fac, singura masura luata este actualizarea ofertei standard.

Imi propun sa va demonstrez adevarata valoare a unui sistem de ofertare, dar si sa va dau o formula cu care sa calculati cat va costa scrierea ofertelor in acest moment.

Oferte standard, sau personalizate?

Majoritatea companiilor care au oferte standardizate, se multumesc sa le actualizeze periodic. Ceea ce au de facut vanzatorii, este sa schimbe numele destinatarului, ceea ce se livreaza si preturile si sa trimita oferta la client.

Daca firma trimite doar niste cotatii de pret, este OK. Daca insa compania pretinde ca vinde consultativ, nu este OK. Daca vanzatorul a fost la client, a investigat problemele lui specifice si nevoile, iar apoi s-a intros la birou pentru a-i trimite acelasi document pe care il primeste toata lumea, atunci clientul se va intreba de ce a petrecut atat de mult timp cu vanzatorul? Ce s-a intamplat cu problemele lui specifice, unde este solutia lui personalizata, in fine, oare chiar este oferta lui sau este o greseala?

Imaginea pe care o am in minte este aceea a unui serios pretendent la mana fiicei unui pastor adventist ar aparea beat la nunta.

Multi vanzatori inteleg aceasta discrepanta intre asteptarile clientului si o propunere ”la cutie”, asa ca personalizeaza fiecare oferta, pe baza ofertei standard. Aceasta abordare presupune insa multe ”cut&paste”, care pot conduce la nepotriviri si incoerente, in special cand propunerea se face sub presiune.

Oferte standardizate sau scrise individual de vanzatori?

Multe companii nu au nici un fel de oferte standardizate. Scrierea ofertelor ramane la latitudinea fiecarui vanzator. Aceasta abordare este gresita pentru ca:

1. Vanzatorul face mult cut&paste, care afecteaza coerenta documentului.
2. Nu toti vanzatorii scriu bine, asa ca unele oferte ar putea fi chiar stangace.
3. Propunerile nu au acelasi ”look&feel” ceea ce este daunator, pentru ca dauneaza imaginii de companie profesionista si interfereaza cu eforturile de branding.
4. Vanzatorii uita adesea sa adauge ultimele detalii tehnice, sa schimbe versiunea descrierilor tehnice sau sa adauge conditii legale sau comerciale absolut necesare, in lipsa carora compania poate pierde bani sau poate fi actionata in judecata.
5. Nu mai putin important, scrierea ofertelor consuma o mare parte din timpul vanzatorilor, costa si dureaza prea mult.

Pana la postarea viitoare, va propun un test, pe care sa-l completati gandindu-va la compania voastra:

1. Faceti cut&paste pentru sectiuni intregi din ofertele la care lucrati? da/nu
2. Puteti scrie oferte noi doar schimband numele clientului si preturile (”oferte la cutie”)? da/nu
3. Cat timp va ia ca sa scrieti o oferta noua?
   1/2 ora
   1/2-1 ore
   1-2 ore
   2-4 ore
   Mai mult de 4 ore, adica ...
4. Stiti cat costa sa scrieti o oferta noua? .....................
5. Cati vanzatori scriu oferte in organizatia voastra? .......................

Data viitoare vom aprofunda chestiunea producerii ofertelor.