10 Pași pentru a Pregăti o Propunere cu Șanse

O propunere nu este o sticlă cu un mesaj aruncată în ocean. O propunere are succes maxim dacă se adresează celui care are puterea să o accepte și dacă este pregătită în prealabil.

Am găsit pentru voi un campion în propuneri, consultantul milionar Alan Weiss, autor a mai multe best-seller-uri. Weiss mărturisește că 80% dintre propunerile sale sunt acceptate, chiar dacă el face mai puține propuneri decât competitorii. Secretul nu este numai propunerea, cât, mai ales, ceea ce faci înainte să scrii propunerea. Iată ce zice Alan Weiss în best-sellerul ”Million Dollar Consulting”, pe care vă sfătuiesc să o cumpărați și să o citiți integral (link către amazon pe numele cărții):

1) Gasește-l pe decidentul economic (the economic buyer) și vinde-i lui. Acesta este persoana care poate lua decizia să lucreze cu tine indiferent ce fac, spun sau simt ceilalți. Dacă propunerea nu îi este adresată lui, atunci nu ai făcut propunerea cui trebuie și sansele de succes sunt foarte mici.

2) Stabilește o relație bazată pe încredere cu clientul. Trebuie să ajungi în punctul în care sunteți sinceri unul față de celălalt, iar prospectul este gata să-ți împărtășească problemele lui, planurile de viitor și temerile. Fără această relație nu poți face o propunere de succes, pentru că nu ai ce trata. ”No pain, no sale!”

3) Stabilește obiectivele proiectului:

• Care trebuie să fie rezultatul proiectului?
• Cum va fi situația de acum schimbată la sfârșitul proiectului?
• Care sunt principalele trei obiective care trebuie să fie îndeplinite?
• Ce anume trebuie schimbat, înlocuit, îmbunătățit sau reparat cel mai mult?

4) Stabilește măsura succesului pentru proiect. Aceste metrici vor măsura nu numai succesul, dar vor permite urmărirea progresului în proiect și vor constitui baza raportării. Puneți întrebări de tipul:

• Cum știți dacă aceste rezultate au fost obținute?
• Ce indicatori vă vor spune dacă sunteți pe drumul cel bun?
• Ce marjă de îmbunătățire vă așteptați să obțineți? Care este succesul minim pe care îl acceptați și ce ar constitui un succes zdrobitor?
• Ce metrici folosiți acum și ar putea fi aplicate și acestui proiect?
• Ce metrici ar trebui create special pentru acest proiect?

5) Stabiliți valoarea proiectului pentru organizația client și pentru decidentul economic. Este un pas esențial ca să orientați discuția spre valoarea pe care o furnizați și nu spre nivelul prețurilor voastre, pentru a demonstra cât de mare este beneficiul clientului față de investiția necesară (ROI). Întrebările folosite ar putea fi:

• Care vor fi rezultatele pentru Dvs și organizația Dvs?
• Ce îmbunătățire așteptați (conservator vorbind) de la un proiect de succes?
• Care este valoarea pe un an a acestor îmbunătățiri?
• Ce înseamnă asta cantitativ pentru Dvs (vânzări, cotă de piață, profit, reduceri de cheltuieli etc.)?
• Ce înseamnă asta calitativ vorbind (reputație, sănătate, timp liber, comfort, conveniență, ego etc.)?

6) Sugerează care sunt opțiunile disponibile. Eu sunt în general împotriva unei oferte cu alternative. Dacă ești consultant, trebuie să-i spui clientului ce-i trebuie, nu să-ți scoți toată marfa pe galantar și să vezi dacă îl tentează ceva. Modul în care o face Alan Weiss este însă subtil: el arată de la început că există mai multe pachete opționale, care conferă niveluri diferite de valoare pentru niveluri diferite de investiție. Aceste opționale sunt toate soluții pentru aceeași problemă și sunt menite să-l facă pe client să se gândească ”Cum să-l folosesc pe Marian” și nu ”Să-l folosesc sau nu pe Marian?”. În plus, vulpoiul milionar știe că prospecților le place să scadă prețul, dar urăsc să reducă valoarea. Când clientul va spune îmi place opțiunea B, dar e peste buget, îi poți spune să ia opțiunea A. De cele mai multe ori va face un efort și va lua B, pentru că B îi rezolvă cel mai bine problemele. Discuția devine în acest punct un șir de alegeri care culminează cu un da mare la final.

7) Nu te focaliza pe metodologie sau livrabile. Poate clientul este expert în industria lui, să zicem transport auto. Nu ați îndrăzni să-i spuneți ce fel de camioane să cumpere sau cum să recruteze șoferii, așa că nici el nu ar trebui să îți spună cum să îți faci tu treaba. Nu incluzi un capitol despre modul în care faci tu analiza proceselor de afaceri pentru informatizare. Este suficient să spui: în etapa de analiză, 4 consultanți specializați pe financiar-contabilitate, vânzări, producție și IT vor intervieva toți șefii de departamente; câte 1-2 specialiști din fiecare departament și pe directorul general pentru a stabili fluxurile de afaceri și de documente.

8) Nu menționa prețuri. Nu vrei să te fixezi pe prețuri în timpul analizei nevoilor. Vrei să descoperi problemele clientului și valoarea a ceea ce vei propune. Chiar dacă ești întrebat direct, nu oferi un răspuns acum, pentru că orice valoare vei înainta va deveni maximum de la care se va negocia în jos. Dacă dai o valoare prea mică, riști să-ți ruinezi vânzarea. Promite-i clientului că prețul va fi în propunerea scrisă pe care o va primi în maxim 48 de ore. Discuțiile premature despre preț, înaninte de a stabili valoarea soluției, vor conduce la obiecții legate de buget și preț. Aceste obiecții nu sunt adevărate, în cele mai multe cazuri.

9) Stabilește că oferta va fi transmisă cât mai curând posibil. Alan Weiss este pentru ofertele trimise prin curier (pe fax se văd rău). Noi (eu și Felix) suntem în general pentru propuneri prezentate în persoană. Merge să adoptați metoda lui Weiss, dacă executați fără greșeală acești 10 pași pregătitori. Dacă propunerea conține elementele agreate în prealabil cu clientul, atunci puteți să o trimiteți și prin poștă.

10) Stabiliți o dată certă pentru follow-up. Stabiliți fără echivoc când va avea loc follow-up-ul: Dacă veți avea oferta pe birou miercuri până în 12:00, este în regulă să va sun vineri ca să stabilim o întâlnire pentru săptămâna viitoare, sau preferați să vă sun tot miercuri la 17:00?

Zilele viitoare vom vedea ce ar trebui să conțină o propunere de succes.