Importanta actualizarii bazei de date

Majoritatea companiilor pe care le cunosc nu au o baza de date cu companiile potential client. Campaniile din trecut sunt izolate in fisiere Excel pe harddiskurile unor angajati de la marketing si de la vanzari. Acolo stau pana cand datele devin irelevante, pentru ca nu mai sunt actualizate, sau pana cand cineva le sterge.

Majoritatea companiilor nu au un sistem CRM, asa ca vanzatorii isi tin propriile baze de date, informand managementul prin rapoarte.

De fiecare data cand abordeaza un nou potential client, pornesc de la zero, fara sa stie daca acel client a mai fost abordat sau nu, daca este clientul altui departament sau al competitiei.

Nu vreau sa pledez aici pentru un CRM, pentru ca ar fi banal pentru Salesman Pride. Vreau sa presupunem ca suntem atat de inteligenti incat sa ne instalam un CRM si sa il folosim. Daca totusi compania vizeaza cateva mii de potentiali clienti (B2B), vanzatorii folosesc si actualizeaza CRM-ul zilnic iar departamentul de marketing foloseste baza de date a CRM-ului pentru campanii, apare o problema dificila: actualizarea anuala a bazei de date.

Utilizarea zilnica asigura actualizarea datelor din conturile active. Ce te faci insa cu companiile care nu sunt client si la care nu se desfasoara actiuni de vanzare in anul curent? Nu se actualizeaza! Nu avem date despre ele: schimbari de sediu, fuziuni sau achizitii, schimbari in structura managementului si a contactelor asociate cu contul etc.

Pe urma, vine problema actualizarii informatiilor despre cifre de afaceri si numar de angajati, atat de necesare pentru segmentare in vederea derularii campaniilor de marketing: in fiecare an trebuie revazute aceste date si actualizate!

Vorbim despre sute sau mii de conturi care trebuie verificate in fiecare an, pentru a face din baza de date cu potential clienti un instrument util pentru marketing si vanzari!

Aici avem o solutie pragmatica:

• Datele nu se vor autoactualiza. Un programator inteligent ar putea insa incerca o procedura de update automata cu datele publicate de Ministerul de Finante, Kompass, totalfirme.com sau alta companie de acelasi fel.
• Anual trebuie verificate si aduse la zi, preferabil imediat dupa actualizarea datelor financiare pentru anul anterior pe site-ul Ministerului de Finante.
• Cea mai buna solutie (next to automation) este angajarea part-time a 1-2 studenti care sa verifice toate companiile din baza de date, cu adrese si persoane de contact.

Beneficiile acutalizarii bazei de date se vor simti tot anul:

• Evitarea cheltuirii banilor pentru trimiterea de mesaje catre potentiali clienti care si-au schimbat adresa sau nu mai exista.
• Mai multe tinte atinse in campaniile de marketing.
• Segmentarea corecta, pe baza datelor actualizate.
• Vanzatorii nu mai pierd timp sa actualizeze datele ei insisi.
• Vanzatorii aleg companiile pe baza datelor corecte, deci nu se pierd potentiali clienti din cauza ca performantele lor economice nu sunt evidentiate de baza de date.
• Vanzatorii si marketerii vad importanta completarii in CRM, pentru ca CRM-ul le ofera date corecte si utile.

Credeti-ma, este calea cea buna. Cel putin este calea cea mai buna pe care am gasit-o eu!